La numérisation et des termes associés, comme « intelligence artificielle », sont sur toutes les lèvres. De nombreuses entreprises gèrent aujourd’hui leurs activités de vente via un site de commerce électronique ou impliquent leurs clients dans des processus de commande numérisés. Mais qu’en est-il des achats ? Dans certains cas, l’utilisation de listes Excel est encore courante, alors qu’il existe un réel potentiel pour une numérisation avantageuse.
Si l’on considère les décennies passées, les possibilités technologiques dans le monde de l’entreprise ont considérablement évolué. Dès le siècle dernier, le traitement électronique des données (EDV) a fait son apparition dans les entreprises. Par la suite, l’Internet est venu s’ajouter, et après le passage au nouveau millénaire, le commerce électronique est devenu la norme. Depuis lors, de nombreuses entreprises offrent à leurs clients un site de commerce électronique, réduisant ainsi les coûts d’un réseau de filiales coûteux en main-d’œuvre et en frais. Mais à quel point les entreprises achètent-elles de manière technologiquement avancée ? Comment se comportent-elles de manière moderne dans leurs relations avec les fournisseurs ? Certains utilisent, par exemple, des connexions ponctuelles avec les fournisseurs via Internet. Ou ils utilisent un système de planification des ressources d’entreprise (système ERP). Cela est considéré comme « achats 3.0 ». Cependant, il est encore fréquent d’utiliser des listes Excel et des documents Word. Cela pourrait pourtant être beaucoup plus moderne et efficace. Ce nouveau standard technologique est appelé « achats 4.0 ».
L’importance des achats
Le fait que les entreprises soient à la traîne dans la numérisation des achats s’explique par plusieurs raisons. En raison des processus analogiques, les données ne peuvent pas être utilisées pour l’automatisation. De plus, dans le cadre de la numérisation, le marketing est souvent privilégié. Pourtant, le département des achats joue un rôle important – notamment en raison de la vaste quantité de données qu’il gère, de sa connexion avec les fournisseurs et de l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement. Les achats regroupent plusieurs tâches clés importantes. Cela inclut, entre autres, l’évaluation des besoins, l’étude de marché pour l’approvisionnement, le traitement des commandes, la gestion des fournisseurs et la fameuse décision « make-or-buy ». Ce dernier concerne le choix entre la fabrication en interne ou l’achat de composants de produits. Pour toutes ces tâches et d’autres, de nouvelles technologies sont appliquées sous le terme « achats 4.0 ». L’intelligence artificielle ou l’automatisation des processus basés sur des robots font progresser l’automatisation. L’automatisation, à son tour, aide à réduire les tâches quotidiennes répétitives et favorise la numérisation des données. Par exemple, un système d’achats à la pointe de la technologie peut analyser de manière autonome les tendances de besoins en matériaux et, par conséquent, déclencher un impulsion de commande.
Les avantages des achats 4.0
Les investissements dans les « achats 4.0 » sont rentables à plusieurs égards – également parce que les coûts supplémentaires, par rapport aux coûts fonctionnels des achats, sont faibles. De plus, les nouvelles technologies réduisent la charge de travail pour les acheteurs. Ils sont déchargés des tâches manuelles et peuvent consacrer ce temps à la recherche et à l’entretien des relations avec les fournisseurs. La réduction de la charge de travail signifie également une économie de coûts. En outre, les « achats 4.0 » favorisent la qualité des données, car l’élimination des tâches manuelles diminue la propension aux erreurs. Enfin, les nouvelles possibilités technologiques dans les achats favorisent également la transparence. La documentation automatisée de la communication et des processus rend les opérations plus compréhensibles. Cela permet, par exemple, de rendre l’état actuel des travaux et les étapes de travail plus transparents, même en cas de remplacement.
